Responsabilidades de las agencias de gobierno

Cada agencia de gobierno tiene las siguientes responsabilidades al responder a peticiones de información:

• Establecer normas razonables para inspeccionar o copiar información pública e informar a los peticionarios sobre dichas normas;
• Tratar a todos los peticionarios por igual y proveerles un servicio y lugar razonablemente cómodo, incluyendo acomodaciones de acuerdo a los requisitos federales de ADA;
• Estar informados sobre las leyes de records disponibles y educar a sus empleados sobre los requisitos de dichas leyes;
• Informar a los peticionarios de los costos estimados sobre $40 US dólares y de cualquier cambio de más del 20% del cálculo original. Antes de procesar la solicitud, se confirma que el peticionario  acepta los cargos o que ha enmendado su petición por escrito.
• Informar al peticionario cuando la información no se pueda proveer con prontitud y determinar una fecha y hora razonable para proveerla.
• Solicitar una decision de la Procuraduría General sobre cualquier información que la agencia de gobierno no desee divulgar y enviar una copia al peticionario de dicha correspondencia completa o editada excluyendo la información en cuestión.
• Separar la información pública de la información que puede ser retenida por la agencia, y proveer dicha información pública con prontitud.
• Hacer un esfuerzo razonable de informar a terceras partes cuando información de su propiedad está siendo pedida a una agencia de gobierno.
• Responder por escrito a todo comunicado escrito de la Comisión de Servicios Generales sobre el costo de la información solicitada. Responder a la Procuraduría General sobre quejas referentes a infracciones de la ley.